Memoria de Gestión: Asistente Administrativo Departamental - Chuquisaca

Proyecto de Servicio de Asistencia Técnica para pequeños productores Rurales (PROSAT)

1. Gestión y Administración de Activos y Suministros

Responsable de la custodia y control de los bienes estatales asignados a la departamental.

·         Activos Fijos: Ejecución de levantamientos físicos, registro y control de inventarios.

·         Almacenes: Administración de materiales de limpieza y útiles de escritorio.

·         Adquisiciones: Gestión integral del proceso de contratación de suministros y papelería.

·         Servicios: Control y pago de gastos recurrentes y servicios básicos de la oficina regional.

2. Gestión Financiera y Ejecución Presupuestaria

Planificación y control de recursos para garantizar la transparencia y el flujo de fondos.

·         Programación: Gestión de solicitudes de recursos ante la Oficina Nacional para inversión y gastos operativos.

·         Tesorería: Transferencia de fondos a cuentas de grupos beneficiarios y pago directo a proveedores.

·         Contabilidad: Elaboración de conciliaciones bancarias y preparación de descargos de costos operativos.

·         Archivo: Custodia y administración de comprobantes de ingreso, egreso y documentos contables.

3. Contratación de Asistencia Técnica (OPP)

Implementación de procesos de contratación conjunta con Organizaciones de Pequeños Productores (OPP).

·         Validación Técnica: Revisión de TDRs y elaboración de informes técnicos para la "No Objeción" de la Coordinación.

·         Seguimiento: Revisión y registro de descargos presentados por las OPP, desde el anticipo hasta el pago final.

·         Cumplimiento: Supervisión de procesos según manuales y procedimientos específicos para el área rural.

4. Fortalecimiento y Asistencia Legal a Beneficiarios

Apoyo técnico-legal para garantizar la institucionalidad de las organizaciones rurales.

·         Personería Jurídica: Apoyo en trámites de actualización, actas de nombramiento y posesión de directorios.

·         Gestión Notarial: Asistencia en la obtención de poderes para representantes legales.

·         Gestión Tributaria y Bancaria: Tramitación del NIT (sin facturación) y apertura de cuentas corrientes en moneda nacional.

5. Capacitación y Monitoreo

Transferencia de capacidades a las instancias de control social y administrativo.

·         Formación: Capacitación a Comités de Administración y Monitoreo en procesos de contratación.

·         Buenas Prácticas: Promoción de la gestión transparente y rendición de cuentas en el campo.

6. Soporte Estratégico a la Coordinación

Apoyo directo en la toma de decisiones y evaluación de impacto.

·         Evaluación de Proyectos: Asistencia técnica en evaluaciones de gabinete y de campo.

·         Comité de Aprobación (CAP): Organización y preparación técnica del Comité de Aprobación de Proyectos departamental.

·         Auditorías: Atención y levantamiento de observaciones en auditorías financieras y de adquisiciones.

 

CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES

Puesto: Administrador Departamental (Tarija / Chuquisaca)
Proyecto: Servicio de Asistencia Técnica para Pequeños Productores Rurales (PROSAT)

1. Gestión Administrativa y Control de Activos

Responsable de asegurar la operatividad de la oficina departamental mediante la administración eficiente de suministros y activos.

·         Control de Inventarios: Levantamiento físico, registro y control de activos fijos.

·         Gestión de Suministros: Administración de material de limpieza y útiles de escritorio.

·         Procesos de Contratación: Gestión integral de compras de papelería y suministros de oficina.

·         Servicios Básicos: Contratación y seguimiento de pagos de gastos recurrentes y servicios públicos.

·         Archivo Documental: Custodia, registro y organización de comprobantes de ingreso, egreso y documentos contables.

2. Planificación y Gestión Financiera

Garantizar el uso transparente y oportuno de los recursos financieros conforme a normativa.

·         Programación Financiera: Solicitud de recursos a la Oficina Nacional para inversión y costos operativos.

·         Ejecución de Pagos: Transferencia de fondos a cuentas de grupos beneficiarios y pago a proveedores.

·         Control Bancario: Elaboración de conciliaciones bancarias y preparación de descargos de gastos.

·         Base de Datos: Actualización permanente de la base de datos financiera de la departamental.

3. Ciclo de Proyectos de Asistencia Técnica

Gestión administrativa y técnica desde la demanda hasta el cierre del servicio.

·         Validación Técnica: Revisión de TDRs presentados por productores y elaboración de informes técnicos para No Objeción.

·         Contratación: Implementación del proceso de contratación conjunta (Proyecto-Beneficiario) para consultores especializados.

·         Seguimiento de Pagos: Gestión de flujos de fondos para el pago oportuno a prestadores de servicios.

·         Validación de Descargos: Revisión, registro y aprobación de los descargos presentados por los productores desde el primer pago hasta el cierre.

4. Fortalecimiento y Apoyo Legal a Beneficiarios

Formalización de las organizaciones de pequeños productores para su acceso al proyecto.

·         Gestión Jurídica: Apoyo en actualización de personerías jurídicas, actas de nombramiento y toma de posesión.

·         Trámites Legales: Gestión ante Notario para poderes de representación legal.

·         Formalización Tributaria: Apoyo en la obtención del NIT (categoría No Emisor de Factura).

·         Bancarización: Gestión ante entidades bancarias para la apertura de cuentas corrientes en moneda nacional.

5. Capacitación y Gobernanza

Empoderamiento de las estructuras locales del proyecto.

·         Formación: Capacitación a los Comités de Administración y Monitoreo en procesos de contratación de asistencia técnica.

·         Transparencia: Promoción de buenas prácticas en gestión administrativa para las organizaciones rurales.

6. Soporte Estratégico y Auditoría

Apoyo directo a la coordinación y rendición de cuentas.

·         Apoyo a Coordinación: Asistencia en evaluaciones de gabinete y de campo; organización del Comité de Aprobación de Proyectos (CAP).

·         Atención de Auditorías:

o    Suministro de matrices generales y muestras técnico-administrativas.

o    Provisión de documentación legal y financiera de proyectos seleccionados.

Organización logística y cronogramas para visitas de campo de los auditores.

Responsable Financiero (PROSAT)

1. Objetivo del Cargo

Garantizar la transparencia, legalidad y eficiencia en la gestión de recursos financieros del Proyecto de Servicio de Asistencia Técnica para pequeños productores Rurales (PROSAT), asegurando el cumplimiento de los convenios con organismos financiadores y la normativa nacional vigente.

2. Gestión de Auditoría y Cumplimiento Normativo

·         Auditoría: Brinde un Apoyo Técnico Administrativo, Proporcione la matriz general del proyecto al responsable de auditoría, ellos determinaron una muestra técnica administrativa, en base a ello proporcione toda la información legal, técnica, administrativa, descargos de cada uno de los proyecto seleccionados, como también de todos los procesos de adquisiciones y constataciones realizadas por la Coordinación. Apoye en las vistas de campo a todos los proyectos seleccionados armando el cronograma de vista como también la logística general.

·         Levantamiento de Observaciones: Ejecución de acciones correctivas sobre hallazgos de auditorías financieras y de adquisiciones (gestiones 2002 y 2003).

·         Saneamiento Administrativo: Regularización de documentación de soporte para asegurar la validez técnica de los gastos ejecutados.

3. Gestión de Recursos y Financiamiento (Fase de Cierre)

·         Reposición de Fondos (FIDA): Elaboración y gestión de carpetas de reposición ante el Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola para garantizar la liquidez necesaria en el cierre de la primera fase.

·         Recuperación de Recursos: Gestión ante el Ministerio de Economía y Finanzas para la recuperación de recursos de contra-valor y saldos adeudados al proyecto.

·         Inyección de Capital: Negociación y obtención de recursos frescos destinados exclusivamente a la cancelación de remuneraciones devengadas del personal técnico y administrativo.

4. Ejecución Financiera y Pagos a Beneficiarios

·         Cobertura Regional: Liquidación de pagos a Grupos Beneficiarios de Asistencia Técnica Especializada en los departamentos de:

o    Tarija

o    Santa Cruz

o    Potosí

·         Cumplimiento de Proveedores: Gestión de pagos por servicios básicos y costos operativos en las sedes de La Paz, Chuquisaca, Santa Cruz, Cochabamba, Tarija y Potosí.

5. Control Interno, Impuestos y Documentación

·         Fiscalización Impositiva: Verificación y centralización del pago de impuestos nacionales y departamentales, asegurando la inexistencia de contingencias tributarias.

·         Validación de Descargos: Revisión y registro de la documentación presentada por Organizaciones de Pequeños Productores, desde el desembolso inicial hasta el cierre del servicio técnico.

·         Custodia Documental: Administración, archivo y foliación de comprobantes de ingreso, egreso y registros contables bajo estándares de auditoría externa.

6. Inventarios y Conciliaciones

·         Conciliaciones Bancarias: Preparación mensual y final de estados de cuenta bancarios vinculados a fondos de inversión y operativos.

·         Levantamiento de Inventarios Físicos:

o    Activos Fijos y Útiles de Escritorio.

o    Carpetas de Proyectos de Asistencia Técnica.

o    Archivo administrativo-contable histórico.

7. Apoyo Estratégico y Representación

·         Asistencia en Alta Gerencia: Soporte técnico-financiero constante al Coordinador del Proyecto.

·         Mesas de Cierre: Participación activa en reuniones de cierre y validación con organismos e instituciones clave:

o    VIPFE (Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo)

o    FIDA (Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola)

 

o    CAF (Banco de Desarrollo de América Latina)